Die hilfreiche Betreff-Zeile

Die Betreffzeile ist das Aushängeschild und der Blickfang einer jeden E-Mail und dient der kurzen Information über den Inhalt der E-Mail.

Mir ist aufgefallen, dass die Betreff-Zeile immer Stiefmütterlicher verwendet wird, obwohl sie das Leben so erleichtern könnten. Außerdem ist es mittlerweile wichtiger als früher für den Empfänger verständlichen Betreffs zu schreiben, da heute viel häufiger unverlangte Massen-E-Mails verschickt werden. Eine aussagekräftige Betreffzeile macht deutlich, dass es sich nicht um eine automatisch generierte Nachricht eines Mailwurms handelt, sondern um eine persönlich Verfasste und an den Empfänger adressierte E-Mail. [1]
Wer einen aussagekräftigen Betreff schreibt, erspart nicht nur sich selbst unnötige E-Mails und damit Zeit. Auch Kommentare in weitergeleiteten E-Mails (WG/FWD), können zusätzliche Kommunikation vermeiden.
Wenn der Versand einer E-Mail durch einen kurzen Besuch oder einen Anruf erspart wird, dann bevorzugt diese Wege. Und wenn ihr selbst nicht alle 5 Minuten in den Posteingang schauen wollt, solltet ihr das auch nicht von anderen erwarten. Ist etwas wirklich dringend, greift zum Telefon oder schaut persönlich vorbei. [2]

Aussagekräftige Betreffzeilen helfen! Hier ein paar Tipps zum Verfassen eines Betreffs:

  • Den Betreff vor dem Absenden schreiben, damit er nicht vergessen wird
  • Inhalt kurz und knapp angeben
  • Kurze Mitteilungen im Betreff mitteilen
  • Betreff aktuell halten (wenn sich das E-Mail Thema ändert)
  • Automatische Kürzel vermeiden, wie z. B. : „Re: AW: Re: AW: Re: AW: Re: Kein Betreff“
  • Labels/Kategorisieren wie z. B. [Anfrage], [INFO] usw. verwenden
  • Der Betreff ist eine Info Zeile keine Schlagzeile, also sachlich bleiben

Wie man die E-Mail-Kultur vorlebt, so wird sie einem nachgemacht. Zur Verdeutlichung noch ein anderes Bild: Wie man E-Mails ins Internet hineinschickt, so kommen sie auch wieder heraus.

Quellen
[1] Wikipedia: Betreff
[2] Der E-Mail-Knigge – Liebe deinen Empfänger!

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